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Variable Vergütung ist für viele Unternehmen ein zentrales Steuerungsinstrument – sei es über Prämien, Boni, Provisionen oder Umsatzbeteiligungen. Ziel ist es, Leistung zu fördern, Motivation zu steigern und wirtschaftliche Ziele wirksam zu unterstützen. Doch gerade in der Praxis zeigt sich: Die Umsetzung variabler Vergütung ist oft komplex, aufwendig und mit Intransparenz verbunden.
Moderne Softwarelösungen können Abhilfe schaffen. Sie ermöglichen es, flexible Zielvereinbarungen zu treffen, Anpassungen vorzunehmen und die Leistung sichtbar zu machen. Eine dieser Lösungen ist maXzie – entwickelt von der NewsInnovativ GmbH. Im Interview zeigt Geschäftsführer Stefan Rüttiger auf, worin die Besonderheit dieser Software liegt.
Herr Rüttiger, Sie haben in den vergangenen Jahren mit Ihrem Team ein Softwaretool zur Abrechnung variabler Vergütungskomponenten geschaffen, das derzeit auf dem Markt durchaus Beachtung bekommt. Was ist das Besondere daran?
Stefan Rüttiger:
Bei der ersten Version von maXzie vor 10 Jahren ging es in der Tat erst einmal nur um eine Software, die äußerst flexibel jedwelche Art von variablen Vergütungskomponenten abrechnen kann. Mir war jedoch klar, dass eine reine Abrechnungssoftware niemals zielführend sein kann.
Inwiefern?
Stefan Rüttiger:
Variable Vergütungskomponenten wie Prämien, Boni, Umsatzbeteiligungen oder Provisionen zielen in erster Linie darauf ab, die Mitarbeitenden zu Mehrleistung zu motivieren und entsprechend zu belohnen. Entscheidend ist, inwiefern Mitarbeitende die Möglichkeit haben, tatsächlich auf die Zielerreichung einzuwirken. Das setzt eine hohe Transparenz und Echtzeit-Informationen voraus.
Natürlich, es ist weitreichend bekannt, dass Ziele realistisch sein müssen.
Stefan Rüttiger:
Exakt! Allein für die Erarbeitung und Definition von Zielen und KPIs (Key Performance Indicators) gibt es viele anerkannte Methoden, wie z.B. die „SMART“-Methode etc.
Es geht uns aber um eine ganz andere, entscheidende Komponente:
Wenn ich spezifische, messbare, attraktive, realistische und terminierte Ziele habe, dann muss ich diese jeweils mit einem aktivierenden monetären oder immateriellen Anreiz koppeln. Es ist aber demotivierend meinen Mitarbeitenden zu sagen: „Wenn Du in 2025 super performst – also auch schon Anfang des Jahres 2025 viel leistest, erfährst Du im Frühjahr 2026, also etwa ein Jahr später, wie hoch Deine Prämie ist“.
In der Praxis ist so etwas aber doch eher untypisch, oder?
Stefan Rüttiger:
Das kann ich leider so nicht bestätigen. Im Laufe der vergangenen 40 Jahre meiner Selbstständigkeit sind mir unzählige identische Fälle bei Seminarteilnehmern, Interessenten und heutigen Kunden begegnet. So zum Beispiel bei einem unserer Mitarbeiter innerhalb seines vorherigen Angestelltenverhältnisses:
Im vergangenen Jahr hat er zum 1. März 2024 hin in unserem Team begonnen. Er war zuvor in einem großen Unternehmen im Vertrieb für über 50 Mitarbeitende verantwortlich. Raten Sie mal, wann er und damit sein komplettes Vertriebsteam, erfahren hat, wieviel Prämie er und sein Team im Vorjahr – also im Jahr 2023 – verdient hat? Das war im April 2024. Wie soll da „Motivation durch Prämienanreiz“ funktionieren? Wie soll eine Führungskraft das Team führen, wenn die Zielerreichung erst lange nach Abschluss des Monats oder des Jahres kommuniziert wird?
Warum glauben Sie, ist das so?
Stefan Rüttiger:
Weil es bisher nur wenige innovative Lösungen gab, die Klarheit und Übersicht verschaffen. Die, die es gab, waren dazu auch nicht sonderlich bekannt. Im Endeffekt hat man versucht variable Komponenten einfach mit Excel & Co. zu errechnen. Das ist bei mehreren quantitativen und qualitativen Zielen, evtl. kombiniert mit Projekt- oder Teamzielen verständlicherweise sehr aufwändig - vor allem, wenn man unterjährige Änderungen im Beschäftigungsverlauf berücksichtigen muss, wie unbezahlten Urlaub, Erziehungsurlaub etc.
Wird deshalb nicht vielerorts, vor allem im Vertrieb, mit Provisionen gearbeitet?
Stefan Rüttiger:
In der Tat. Provisionen sind immer noch sehr weit verbreitet. Sie sind sehr einfach zu handhaben und das ist ein enormes Problem.
Warum stellen Provisionen ein Problem dar? Wie meinen Sie das?
Stefan Rüttiger:
Nun Provisionen geben oftmals keinen Anreiz die sogenannte „letzte Meile“ zu gehen, weil bei gleichbleibenden Provisionen auch die letzten 10.000 Euro Umsatz z.B. mit dem gleichen Provisionssatz vergütet werden, wie die ersten. Für das Unternehmen entscheidet aber oftmals die letzte Meile über „Gewinn oder Verlust“.
Für dieses Problem werden mancherorts gestaffelte Provisionen eingesetzt, oder?
Stefan Rüttiger:
Ja, das ist korrekt. Es gibt noch einen weiteren Punkt, den ich bedenklich finde: Mit Provisionen im Vertrieb wird oftmals das Risiko für den Verkaufserfolg auf die Schultern der Vertriebsmitarbeitenden gelegt.
Wie meinen Sie das konkret?
Stefan Rüttiger:
Ein Unternehmen hat einen langjährigen Topseller (Produkt A), der aber künftig nicht mehr gefragt sein wird, sich im Moment aber noch gut verkauft. Gleichzeitig hat man ein neues Produkt (Produkt N) entwickelt, das derzeit noch nicht so gefragt ist - allerdings künftig der neue Topseller werden könnte.
Produkt A verkauft sich sehr einfach, ist nicht beratungsintensiv und bringt gute Umsätze/Provisionen. Produkt N ist (noch) sehr beratungsintensiv, und bringt derzeit (noch) keine hohen Umsätze/Provisionen im Vergleich zu Produkt A. Was glauben Sie wohl, welches Produkt die Vertriebsmitarbeitenden berechtigterweise bevorzugt ihren Kunden anbieten?
Sollen Ihre Vertriebsmitarbeitende, die ja auch alle Ihre privaten finanziellen Verpflichtungen haben, auf Provisionen verzichten, um Produkt N in den kommenden Jahren, zum künftigen Topseller zu machen?
Das ist ein guter Einwand. Kennen Sie dazu auch Beispiele aus der Praxis?
Stefan Rüttiger:
Ja, vor allem in den Bereichen, in denen sich ein weitreichender Technologie- und Strukturwandel vollzieht, gibt es viele Beispiele. Nehmen Sie die Zeitungsbranche in Deutschland und Europa. Da ist es der Wandel von Print zu Online.
Inhaltlich haben nahezu alle Verlage sehr attraktive Online-Angebote, da sie schon sehr früh gezwungen waren, die Zeitungsherstellung komplett zu digitalisieren. Das Manko liegt jedoch daran, dass sie ihre digitalen Plattformen nicht monetarisiert bekommen.
Ich habe bereits 2019 einen Vortrag vor dem Bundesverband Deutscher Zeitungsverleger und dem Bundesverband kostenloser Wochenzeitungen gehalten. Auf der Agenda zu meinem Vortrag hieß es nach Beispiel des Medienunternehmens in unserer Gruppe: „Es gibt heute schon Verlage, die einen hohen Umsatzanteil aus dem Digitalgeschäft erzielen“. Ohne variable Vergütung und unterschiedliche Ziele (Umsatzziel Print, Umsatzziel Online) mit unterschiedlichen Zielerreichungsprämien wäre das niemals möglich gewesen.
Von ca. 400 teilnehmenden Geschäftsführern haben ausschließlich 5 die Hand bei der Frage gehoben: „Wer vergütet nicht mit Fixum und Provision?“ Auf Nachfrage bei den verbleibenden 5 erfuhr ich, dass ausschließlich mit Fixum vergütet wurde. Es gab also niemanden, der mit variablen Prämien abhängig von der Zielerreichung vergütete. Kein Wunder also, dass sich die Teilnehmer wunderten, wie man hohe Umsatzanteile für ein schwierig zu verkaufendes Produkt erreichen kann.
Ideal wäre es ja dann, wenn man die Vorteile von Provision – also Transparenz, Nachvollziehbarkeit und zeitnahe Entlohnung mit den Vorteilen von Zielerreichungsprämien koppeln könnte, oder?
Stefan Rüttiger:
Genau das haben wir bei unserer Software maXzie gemacht. In maXzie lassen sich beliebige Arten von Zielen - für jeden Mitarbeitenden individuell, oder aber für ganze Teams - zusammenstellen: quantitative, qualitative, Aktivitäts- und/oder Projektziele bezogen auf einzelne Mitarbeitende, Teams oder das ganze Unternehmen. Das können Monats-, Quartals, Jahres- oder Mehrjahres-Ziele sein, die in unterschiedliche Teilzielzeiten heruntergebrochen werden. Die Gewichtung der Ziele, die Zieldefinition und das Reporting lassen sich flexibel anpassen. Ebenso lassen sich Schwellenwerte hinterlegen, ab denen die Zielerreichung besonders honoriert wird.
Trotz aller Komplexität, die solch eine Konstellation mit sich bringt, ist die Oberfläche unserer Software sehr übersichtlich und ermöglicht eine genaue Fokussierung auf die einzelnen Ziele.
Das Einzigartige an maXzie ist, dass die Mitarbeitenden noch VOR Abrechnung Ihrer Zielerreichungsprämien – nämlich z.B. tagesaktuell – den Stand Ihrer Zielerreichungen und die damit verbundenen Prämien ersehen können. Auch auf dem Smartphone.
Sie haben mit dem Prämienrechner in maXzie sogar die Möglichkeit die wichtigste Frage zu beantworten: „Wieviel Leistung fehlt mir noch, um die maximale Prämie zu erhalten?“
Das, was Sie sagen, hört sich speziell im Hinblick auf die kurzzeitigeren Ziele sehr besonders an. Warum werden dann aber überwiegend noch Jahresziele für Mitarbeitende vereinbart? Weil das Prozedere und die technische Umsetzung bisher sehr aufwändig waren?
Stefan Rüttiger:
Richtig. Wenn Sie sich jetzt aber einmal die nationalen und internationalen Märkte anschauen, fällt Ihnen ganz schnell der Punkt auf, dass niemals in der Geschichte diese so turbulent waren, wie sie sich derzeit darstellen. Wie will man in dieser Situation mit Jahreszielen operieren, die bei Markteinbrüchen schwierig zu korrigieren wären?
Wie sieht die Lösung aus?
Stefan Rüttiger:
Eine Software benutzen, die höchstmögliche Flexibilität und dennoch tagesaktuelle Abrechenbarkeit auf den Cent genau bietet, unabhängig von den verwendeten Vergütungsarten - wie maXzie eben. Wir haben viele Kunden, die anstelle von Jahreszielen mit Quartalszielen arbeiten. Warum? Weil der Aufwand diese in maXzie bereitzustellen ein sehr geringer ist, auch wenn es um hunderte von Mitarbeitenden geht. Ebenso lassen sich individuelle Zielvereinbarungen treffen, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Aufgaben jedes Mitarbeitenden zugeschnitten sind.
Aber maXzie hat noch mehr zu bieten: Berechtigte Führungskräfte können jederzeit mit minimalem Aufwand Ziele korrigieren, stoppen und austauschen, also neue KPIs hinterlegen. Zudem ist es auch möglich mit einem On-Top-Bonus auf Gegebenheiten am Markt zu reagieren – und das alles, ohne Zutun der IT. Wenn ich jetzt einen On-Top-Bonus auslobe, dann steht der sofort auf der jederzeit für die Mitarbeitenden zugänglichen Zielvorschau bzw. Abrechnung. Sollen unterjährig neue KPIs definiert werden, ist auch das möglich: maXzie erzeugt im Hintergrund bereits das Script, mit dem die Standard-CSV-Schnittstelle in maXzie mit Ist-Zahlen beliefert werden kann.
Das hört sich ja sehr spannend an. Gibt es Weiteres, dass Ihre Lösung von anderen bisher angebotenen Lösungen herausstechen lässt?
Stefan Rüttiger:
Uns war wichtig, dass maXzie nicht nur technisch gut funktioniert, sondern inhaltlich überzeugt. Deshalb haben wir frühzeitig unsere Kunden in unseren Entwicklungsprozess eingebunden. Die Software unterstützt dabei, sinnvolle Leistungsanreize zu setzen - also nicht einfach “mehr ist besser”, sondern differenzierte Zielsetzungen, die zur Unternehmenskultur und Unternehmensstrategie passen. Uns ist außerdem Datenschutz sehr wichtig, weshalb wir unseren Data Storage als auch das Hosting vollständig nach Deutschland geholt haben.
Das hört sich wirklich einzigartig an! Wie können Interessierte denn weitere Informationen erhalten?
Stefan Rüttiger:
Auf unserer Webseite https://www.maXzie.de steht natürlich alles Wissenswerte rund um unsere Softwarelösung maXzie. Interessierte haben außerdem die Möglichkeit sich per Mail oder unseren LinkedIn-Account zu melden oder aber gleich ein unverbindliches Kennenlerngespräch mit uns über unsere Website zu buchen.
Wir arbeiten übrigens nicht ausschließlich mit Endkunden zusammen: Unabhängig von der technischen Umsetzung stehen wir auch in engem Kontakt mit erfahrenen Beratern, die bestehende Vergütungsmodelle prüfen und gegebenenfalls optimieren.
Buche jetzt Dein unverbindliches Kennenlerngespräch oder melde dich einfach per über unser Kontaktformular bei uns.
Wir nehmen uns Zeit, um Dir zu zeigen, wie maXzie auch Dein Vergütungssystem transparenter und wirksamer machen kann. Wir freuen uns auf Dich!
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